Referat 2022

Ordinær GF Februar 2022

Kære medlemmer,

Nedenfor findes referat og andre relevante dokumenter fra året Ordinære Generalforsamling 2022, som blev afholdt både fysisk og virtuelt d. 8. februar 2022.

Det glæder mig og resten af bestyrelsen, at tre af foreningens medlemmer aktivt valgte at gå ind i bestyrelsen.

Mange tak for det - og et rigtig godt år til jer alle i Vejby

Årsberetning

                 Vejby, 8. februar 2022

 

Kære General Forsamling

Tak for fremmødet til årets Generalforsamling i Grundejerforeningen Strandgaarden Vejby.

Indledningsvis vil jeg gerne oplyse forsamlingen om, at Louise Møller har ønsket at udtræde af bestyrelsen ifm. igangsat salg af deres sommerhus. Som følge heraf, repræsenterer Bo Hammer Aagesen i dag bestyrelsen, som konstitueret formand.

På vegne af Grundejerforeningen vil jeg gerne takke Louise for hendes indsats gennem de sidste 4 år i foreningen, og vi vil sikre, at Louise ved given lejlighed får overrakt en erkendelse for hendes arbejde for os.

Endnu engang velkommen til generalforsamlingen og en speciel velkommen til de nye medlemmer i foreningen - vi har i løbet af 2021 haft udskiftning i 10 ejendomme, så håber alle vil tage godt imod vores nye naboer.

2021 blev året, hvor vi som forening for første gang afholdt en generalforsamling delvist virtuelt, og vi var meget taknemmelige for den store deltagelse.

Som bestyrelse satte vi stor pris på de mange gode input der kom undervejs, samt godkendelse af de forskellige forslag, som jeg vil gennemgå om et øjeblik.

Det blev dog også et år, hvor det blev tydeligt, at vi med det nuværende antal bestyrelsesmedlemmer og struktur har været udfordret i forhold til at holde fokus på driften samt sikre fremdrift i de enkelte projekter, da vi har været sårbare ved frafald fra enkelte eller flere medlemmer ved møderne.

Dette vil jeg på forhånd beklage på vegne af bestyrelsen, og vil samtidig meget gerne opfordre til, at vi får styrket bestyrelsen på mødet i dag, og får sammensat en bestyrelse på det maksimale antal medlemmer muligt jf. vedtægterne, hvilket vil sige 5 personer.

Administrator

Samtidig er mig derfor også en stor fornøjelse at kunne informere forsamlingen om, at som besluttet på GF 2021 har vi undersøgt markedet og fundet frem til en administrator af foreningen. VQ Advokater vil som et selvstændigt punkt om et øjeblik give en kort præsentation af dem selv og deres arbejde, samt hvilke ændringer det medfører for medlemmer i fremtiden, herunder økonomi som behandles på et separat punkt. Derudover vil der som nævnt sidste år, være behov for justeringer af vores vedtægter, hvilket ligeledes vil blive separat behandlet på mødet i dag.

Øget trafiksikkerhed/veje/udsigtspunkter

Vi vedtog på sidste GF at undersøge mulighederne for yderligere trafiksikring, hvilket er et af de åbne punkter til det videre arbejde for bestyrelsen. De foreløbige overvejelser går på yderligere skiltning, som dog vurderes mindre effektivt.

For god ordens skyld vil vi endnu en gang gøre opmærksom på, at de allerede etablerede vejbump, ikke er flytbare jf. de regler som er forbundet med dette, samt at foreningen stadig har mulighed for at etablere de resterende vejbump, såfremt foreningen ønsker dette.

Bestyrelsen har herudover igangsat udbedring af diverse skader på veje rundt omkring i området. Vi vurderer fortsat der skal være hensat penge til veje, da vi oplever en øget trafik med tunge køretøjer.

Et åbent punkt er fortsat vores to udsigtspunkter, hvor vi ønsker at sætte fart i dette projekt hurtigst muligt efter den nye bestyrelse, er konstitueret. Der er i den forbindelse taget kontakt til Kystdirektoratet for afklaring af muligheder.

Vedr. vores sø, så trænger den fortsat til oprensning ift. miljø og gangsti rundt om. Der er dog ikke mulighed for tilskud fra kommunen, hvorfor vi skal have undersøgt med naboforeninger, hvorvidt der kan være en fælles interesse i at investere og søge om støtte til oprensningen.

Haveaffaldsindsamling

Vi gennemførte som bevilget vores test på haveaffaldsindsamling i efteråret. Der var en relativ stor tilslutning (ca. 60), trods et lidt presset tidsvarsel fra bestyrelsens side, hvilket vi beklager. Omkostningen til afhentning blev ca. 10.000 DKK, som var under halvdelen af det godkendte budget.

Som det fremgår af indkaldelsen, har vi derfor indstillet som forslag, at vi også i 2022 tilbyder denne ordning, med samme tidsplan (Udlægning U41/42 à afhentning U43). Punktet vil vi behandle separat.

Havearrangement

Arrangementet blev afholdt som planlagt og vi delte erfaringer og billeder på dagen og via Facebook og fik samtidig omtale Frederiksborg Amtsavis.

Det var en god dag med læring og socialt samvær blandt medlemmerne, hvorfor vi også har opstillet forslag om gentagelse. Punktet diskuteres på GF i dag.

 

Bestyrelsen

Godkendte vedtægtsændringer

§8 ændres fra nuværende:

”…På den ordinære generalforsamling vælges en bestyrelse på mindst 3 og gerne 5 personer. (E. Rahbech's servitut)

I ulige år vælges 2 personer, 2 bilagskontrollanter. I lige år 3 personer og en suppleant til bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerer sig efterfølgende.

Valgbar til bestyrelsen er ejere eller myndige samboende medlemmer af ejerens husstand. Alle valg gælder for 2 år…”

Til i stedet:

”…På den ordinære generalforsamling vælges en bestyrelse på mindst 3 og gerne 5 personer. (E. Rahbech's servitut)

I ulige år vælges 2 personer og en suppleant. I lige år 3 personer til bestyrelsen. Bestyrelsen konstituerer sig efterfølgende.

Valgbar til bestyrelsen er ejere eller myndige samboende medlemmer af ejerens husstand. Alle valg gælder for 2 år…”

 

§16 og § 17 tilføjes som følgende:

§ 16. Administration

Generalforsamlingen kan beslutte, at ejerforeningen skal antage en administrator til bistand ved varetagelsen af ejendommens daglige drift.

Stk. 2. Administrator må ikke være ejer i ejerforeningen og må ikke være dennes revisor.

 

§ 17. Bestyrelsens kommunikation med ejerne

Al kommunikation mellem ejerforeningen og ejerne, herunder indkaldelse til generalforsamling, fremsendelse af fuldmagter og forslag, udsendelse af referater og påkrav, kan ske digitalt ved e-mail eller andet almindeligt anerkendt elektronisk medie.

Stk. 2. Ejerne har pligt til at orientere ejerforeningens bestyrelse eller en eventuel administrator om den elektroniske adresse, der kan bruges til kommunikation med ejeren. Ved ændringer i ejerens elektroniske adresse har ejeren pligt til at orientere ejerforeningens bestyrelse eller en eventuel administrator herom. I modsat fald anses indkaldelser mv., som er sendt til den senest oplyste adresse, for at være kommet frem.

Stk. 3. Ejere, som er fritaget fra modtagelse af digital post fra det offentlige, kan mod fremvisning af dokumentation herfor, blive fritaget for den i stk. 1 angivne kommunikationsform.

Stk. 4. Ejere, der har behov for en papirudskrift af meddelelser fra bestyrelsen kan rekvirere en sådan hos bestyrelsen eller en eventuel administrator mod betaling af et nærmere fastsat, rimeligt gebyr.

Referat

Grundejerforeningen Strandgaarden 3210 Vejby

Ordinær generalforsamling

Virtuelt tilstede

10

Tirsdag d. 8. februar 2022 kl.1930 (ca. 1940-2140)

Fysisk tilstede

7

Dronningensvej 3, 2000 Frederiksberg

Fuldmagt

1

 

Emne

Taler

Kort referat og beslutning

1. Valg af dirigent

 

 

Dirigent valgt: Daniel (VQ advokater)

Indkaldelse rettidigt udsendt 3 uger før generalforsamling

Simpelt flertal 50%

2/3 flertal for vedtægtsændring

Ally: teknisk guide

2. Bestyrelsens beretning

 

Ved Bo Hammer Aagesen (interim Formand)

 

 

 

 

 

 

 

 

Emner (se beretning):

- Udskiftning 10 ejendomme

- Status for bestyrelsen

- Ny administrator

- Vejbump

- Skader på vejene

- 2 udsigtspunkter

- Sø

- Haveaffald (60)

- Havevandring

 

Medlem

Spørgsmål til strandtrappe – besluttet på sidste års GF at bestyrelsen ikke arbejder videre med dette projekt grundet mulighederne synes udtømt

 

Daniel (dirigent)

Beretning taget til efterretning

3. Administratorordning og vedtægtsændringer

 

Bo (formand)

Præcisering : Beslutning taget ved sidste års generalforsamling vedr. administrator ordning

 

Bo (Formand)

Opsummering og justificering for at benytte administrator: GDPR, håndtering af kommunikation heraf emails, 15-20 brev forsendelser, digital information, og sikre kontakt til medlemmerne

 

 

Vedtægtsændring (se punkt 7)

4. Præsentation af administrator

 

Daniel (dirigent, VQ advokater)

VQ advokater:

- Hillerød

- Dækker Nordsjælland og Kbh . - 70 ejendomme (blandet).

- 2 advokater og 5 fuldtidsansatte administratorer

- Fast kontaktperson.

- IT koncept:

- Probo (håndtering af dokumenter, kommunikation, GDPR).

- Forskellige muligheder heraf SMS, økonomi (bilag, godkendelser, regnskab etc.).

- Arbejdsredskab

- Persondata forordningen (krav til foreningen, ved tilsyn og lign.)

(- Forhandlet ned til 20 000 kr)

 

 

Bo (Formand)

Aftale dækker kun administration. Bestyrelsen har som udgangspunkt besluttet at VQ advokater ikke deltager ved generalforsamling medmindre specielt behov såsom ændring af vedtægtsændring. Deltog på denne GF grundet vedtægtsændring samt introduktion for medlemmer

 

Jesper (medlem)

Spørgsmål til antal bestyrelsesmedlemmer feks 2 + 1 suppleant.

 

 

Daniel (medlem)

Mindst 3 gerne 5

 

Steen (medlem)

Spørgsmål til vedtægtsændring ift. valg af medlemmer i bestyrelsen (antal og 2. års rutine)

 

Daniel (VQ advokater)

Svar: Suppleant kan indtræde i bestyrelsen

Må gerne supplere op igen

5. Forelæggelse af det reviderede regnskab samt budget for 2022

 

Bo (formand)

Gennemgang:

- Inkl. Budgetforslag: 600/300/300

- 2 indbetalinger (ukendt givere)

- Ikke udbetalt bidrag til bestyrelse, kommer i næste tid

- Hævet bidrag

- Asfalt

- Hjertestarter – flyttet

- Årets resultat: +14.777,33 mod budget 2021 -48.200

 

Anne Beck

 

Spørgsmål til udsendelse af regnskab: Forskel på først udsendte og anden gang

Svar: Regnskab ikke ændret, men Budget justeret i forhold til forslag sendt ud senere, smat forskel på 25.000 kr grundet afstemning af bilag for vejarbejde

 

Pete

Hvor fremgår haveaffalds indsamling beløbet?

Svar: Beløb på 9050 kr under veje og rabatter

 

Daniel (dirigent)

Regnskab til vedtagelse: vedtaget som det ligger her

6. Vedtagelse af taksblad, bevillinger og budget

Bestyrelsen foreslår takstændring fra nuværende 400 kr til 600 kr

 

Daniel (dirigent)

Stigning til 600/300/300

 

 

Spg fra Anne Beck

Hvorfor 50% stigning?

Svar: Balancering af budget 2022 og fremover jf. nedenstående

 

Bo (Formand)

Præsentation af simulering af takstblad:

Takstændring anbefales for at fastholde nuværende kapital til imødekommelse af reparationer af veje og øvrigt. Uden regulering vil kapitalen reduceres væsentligt frem mod 2025 med baggrund i de vedtagne ændringer for at styrke foreningen.

 

Jesper (virtuel)

Kommentar om at det afspejler at omkostninger stiger: administrator, haveaffald: ok at øge på baggrund af dette

Godkendelse og vedtagelse af budget 2022

 

 

 

Henning

Forslag om at afvente beslutning af indkomne forslag heraf haveaffald siden implikation på budget

7. Indkomne forslag

 

Daniel

Andre forslag? Nej

Godkendelse af vedtægtsændring – vedlagt indeværende indkaldelse

Daniel

Ændring til paragraf 8 og tilføjelser til paragraffer 16 og 17 (se forslag vedlagt indkaldelse)

Forslag enstemmigt vedtaget

Haveaffaldsafhentning – forslag om gentagelse i uge 43 2022 (udlægning u41/42)

 

 

 

Henning

Spm. Til kontrasten mellem Naturhaver og haveaffaldsafhentning

 

Charlotte

ca. 50-60 medlemmer benyttede ordningen

 

Bo

Observation: unge hjalp de ældre naboer

 

Steen

Ny ejer: positivt med denne ordning. Ting lå i indkørsel og var fjernet

 

Anne

Har ikke personligt behov og synes det er en unødvendig post, men ville støtte såfremt flertallet var for

 

Niels

Opfordrer til flis opsamling som et alternativ

 

Bo

Vi imødekommer de forskellige meninger i bestyrelsen, og er som udgangspunkt positive overfor en gentagelse, da det er med til at styrke fællesskabet.

Bestyrelsen skal i øvrigt sikre en mere tydeligt og rettidig kommunikation omkring afhentning.

 

Charlotte

Timebetaling. Det samlede beløb forventes at stige i takt med flere medlemmer benytter sig af løsningen.

 

Daniel (dirigent)

Afstemning: 4 imod (2 fysisk, 2 virtuelt), 3 blank (1 fysisk, 2 virtuel). Konklusion flertal for at fortsætte ordningen.

Forslag vedtaget

Havevandring - naturhaveaktiviteter

Niels (forslagsgiver)

Gentage. Lavt budget for foredragsholder og drikkevarer

 

Ally (virtuelt)

Fed ide

 

Charlotte

Samle foreningen og støtte miljøhensyn

 

Daniel (dirigent)

Afstemning:

Forslag vedtaget

Indkommet forslag: Hjertestarter kursus

Niels (forslagsgiver)

Kursus kan holdes i foråret

 

Bo (Formand)

Nyt: Et medlem (Katia) har foreslået at stå for det, uddannet som læge.

 

Ally

Hjertestarter redder ikke liv men derimod hjerte-lunge massage og mund til mund

 

Niels

Kursus handler om udstyr men også mere – måske Katia kan hjælpe med yderligere information

 

Keld

God ide. Forslår at høre hvor mange er interesserede.

 

Daniel

Afstemning: Vedtaget

Forslag vedtaget. Bestyrelse følger op med medlemsoplæg om træning/kursus

Indkommet forslag: Loppemarked

Niels/Ida (forslagsgiver)

Udvalg ikke bestyrelse. Ida vil gerne indgå i arrangement

 

Bo

Feks Mellemkæret. Drøm om at lukke af og lave en fælles eftermiddag.

 

Bestyrelsen aktion:

Invitere ind til et udvalg

 

Daniel

Generalforsamling bakker op. Medlemmer starter udvalg

Indkommet forsalg: Nabohjælp

Niels (forslagsgiver)

Bestyrelse bakker op om nabohjælp

Sætte mærkater op

Vigtigst at snakke sammen

Sætte skilte op men fordel/ulemper

 

Ally

Erfaring om at gøre det. Positiv effekt

 

Jesper

Også gode erfaringer og nedbringer rygtedannelse. Klar opfordring. Hvordan håndteres det ved Grundejer opdelt? Hører mere til området.

 

Bo

Skilte diskussion i bestyrelsen. Risiko for at skabe utryghed. Appen ser ud til at det virker

 

Daniel

Opfordring til at melde sig ind på app’en

 

Niels

Bestyrelsen påtager sig at sende noget mere information ud

Indkommet forslag: Svingsten

Henning

Mange steder har det hjulpet

Estimat 25 000 kr

Et tilbageværende issue på Slejpnersvej ved 90 grader svinget, grundet tungere trafik til mark

 

Bo

Foreslår at undersøge det. De svingsten der ligger der (ingeniør), benyttes typisk ved meget store transporter.

 

Henning/Niels

Undersøger alternativer

 

Kim Stampe

Stor omkostning hvis flere skal have det – er der et overblik på hele området?

 

Bo

Vi ser øget trafik i området som følge af flere istandsættelser og levering af varer

Vi ser dog ikke pt behov for yderligere sikring af hjørnerne

 

Pia

Problemet ved Slejpnersvej skyldes primært landbrugsmaskiner

 

Daniel (dirigent)

25 000 kr allerede sat ind i budgettet.

 

 

Henning/Niels undersøger nærmere og præsenterer forslag til bestyrelsen – som udgangspunkt er der afsat ramme i budgettet for dette punkt

Ad 6. Vedtagelse af budget

Beslutning af budget efter alle forslag gået igennem

 

Daniel (dirigent)

Forslag enstemmigt vedtaget inkl. takststigning (600/300/300).

Gælder fra 1. maj 2022

 

Bo (Formand)

Vederlag 395 kr (Bo og Charlotte) sendes til velgørenhedsforening – blot som information såfremt medlemmer bemærker dette bidrag i kommende regnskab

8. Valg til bestyrelsen

2-4 medlemmer

Daniel: Ny opstillede medlemmer

X Christian på Frejasvej 20

Fokus: fællesskabet, udvikling, fremtiden

X Erik (Ally) på Slejpnersvej 39

X Jesper på Slejpnersvej 30

Niels Bang Andersen (ikke på valg)

 

X

Louise Møller (fratræder pga flytning)

 

Fratræder og takkes for hendes indsats igennem tiden i foreningen

Charlotte Grube Jørgensen (på valg – modtager genvalg som suppleant)

 

(X)

Bo Hammer Aagesen (på valg – modtager genvalg)

 

X

 

Daniel (VQ)

Beslutning: 5 medlemmer i bestyrelsen + 1 suppleant

9. Eventuelt

Bredbåndspulje

Erik (Ally)

Aktion fra sidste generalforsamling: Det kræver at et kraftigere net bliver lagt ud. Stort arbejde. Oversigt over matrikler. Behov for hensigtserklæring fra medlemmer.

Kontakt til udbydere: de vil helst bygge ud der hvor netværket allerede er og vores område er ikke nært forestående, hvilket måske ændrer sig.

 

Bo

Kommentar: special indsigt fra bestyrelsen at det er udfordrende at gå videre med

Hjælpe hinanden

Jane (v. Henning)

Hjælpe hinanden med arbejdsopgaver feks. hække i skel som man er fælles om

 

Bo

Opbakning fra bestyrelsen til at hjælpe hinanden i foreningen

Kommunikation

Jesper

Forslag om at benytte den nye platform (Probo) til kommunikation heraf hjælpe hinanden

 

Bo (Formand)

Hjemmeside (udbyder ): 1200 besøgende

 

Daniel (VQ)

Det er muligt via Probo at sætte et familiemedlem/bekendt på som kontaktperson

Nærmere information og introduktion udsendes fra administrator i løbet af Q1 2022

 

Charlotte

Facebook for foreningen og for områdets medlemmer eksisterer hvis medlemmer vil benytte den til initiativer: https://www.facebook.com/groups/1403430223375497/

 

Afslutning

 

Bo

Tak for opbakning. Bo inviterer til konstitueringsmøde snarest heraf etablering af ny bestyrelse og årshjul.